Иногда победа на электронных торгах сродни поражению: вы увлеклись процессом торгов, и в азарте выиграли «не свой» лот.
К чему это может привести отсутствие сопровождения госконтрактов?
— Потеря финансов
— расторжение контракта
— попадание в РНП и
— спорченная репутация
Как не допустить плачевных последствий и осуществлять грамотное сопровождение госконтрактов — об этом читайте ниже.
Ваши действия:
1. Сравнить присланный на подпись госконтракт с проектом контракта. При выявлении разночтений подписать протокол согласования разногласий с Клиентом. Итак, открываем в «ворде» функцию «сравнить документы».
Что нужно сравнивать в контрактах:
● список документации
● объем и перечень выполненных работ
● сроки оказания услуг (выполнения работ, поставки товаров)
● сроки и периоды оплаты
● штрафные санкция (как рассчитывается и в каких случаях налагается)
● и особое внимание на цену контракта
2. Подготовка к выходу на объект и предварительные работы
Что нужно делать?
2.1. Изучить все разрешительные документы для выхода на объект. При необходимости требуйте у заказчика встречные документы: Например, если вам понадобятся при выполнении работ планы зданий-сооружений. Запросите документы заранее, чтобы приступить к работам вовремя, не дожидаясь недостающих документов. Нюанс: поскольку документацию предоставляет заказчик, чаще всего она не указана в контракте. Предупреждайте заказчика заблаговременно!
2.2. Документы и пропуски для ваших сотрудников. Помимо пропусков это могут санитарные книжки, патенты, допуски для определенных работ, приказы о назначении. ○ Уточните у заказчика, что конкретно необходимо, можно ли документы подать списком и предоставить их копии, должны ли быть документы всегда при себе.
2.3. Журналы и планы работ. Что нужно уточнить? ○ Нужно ли их предоставлять. Если нужно, необходимо оформить официальный запрос на документацию. ○ Кто хранит журналы? Если договоренности нет, хранит журналы тот, кто их ведет.
3. При формировании списка документов для выхода на объект и начала работ сделайте акцент на следующие разделы:
● техническое задание
● раздел «Исполнитель обязан»
● раздел «прочие условия»
4. Обязательно контролируйте наличие всех документов у заказчика и на объекте в требуемые сроки. Проконтролировать можно одним из способов.
● удаленно — с помощью подтверждающих документов: скриншоты, фото, бумаги, подтверждающие отправку документов по почте
● выезжая на объект (обязательно возьмите с собой списки документов)
5. Принимайте объект до начала работ: воочию убедитесь, что все, именно так, как прописана в контракте, и смета соответствует объему работ.
6. В контракте обратите внимание на обязанности заказчика до начала выполнения работ и проконтролируйте их выполнение.
7. Вы можете приостановить работы по результатам обследования объекта с Клиентом, если это угрожает срывом работ или нарушением контракта.
8. Согласуйте количество ограждений, подсобных помещений и подключений с их распорядителями.
Выполнение работы и юридическое сопровождение госконтрактов
1. Отслеживайте выполнение плана-графика, учитывая этапность. От следования плану-графику зависит, будут ли штрафы на каждом из этапов.
2. Тоже самое касается ППР и скрытых работ: контроль и еще раз контроль.
3. При наличии скрытых работ, необходимо в соответствии с условиями Контракта, вызвать комиссию и осуществить приемку скрытых работ. При производстве скрытых работ обязательно сделайте фото с датой и временем, как доказательство проведения работ. Даже если подобный фотоотчет не предусмотрен в контракте.
4. Обходные листы ежедневно подписываются Заказчиком. Этот вопрос также требует контроля.
5. На все претензии Заказчика отвечать обязательно, причем отвечать письменно. Отвечать на претензии и запросы — целое искусство. Опытные юристы владеют этим искусством виртуозно, сообразно целям и задачам клиента. При наличии запросов и претензий от госзаказчика, необходимо оперативно согласовывать с Клиентом письменный ответ, в зависимости от выбранной тактики поведения и целей Клиента.
6. В свою очередь пишите заказчику письма, разъяснения,запросы. Необходимо запросить все документы, которые тот должен предоставить по контракту.
7. Контролировать ведение всех необходимых журналов и правильность их ведения. При необходимости запрашивать фото страниц журналов.
8. То же самое касается спецодежды сотрудников.
9. При необходимости лично участвуйте в комиссионных осмотрах госзаказчика, занимая при этом активную позицию: давайте пояснения, ведите видеосъемку, задавайте вопросы. Если нужно, предоставляйте документы. Важно: Вы имеете право не подписывать документы или оставлять свою резолюцию «Не согласен». Если есть необходимость, требуйте проведение независимой экспертизы.
10. Если в ходе осмотра объекта заказчик выявил реальные недостатки — срочно устраняйте!
11. Если недостатки мнимые — предоставляйте заказчику все собранные доказательства качества работ (фото, документы, подписи) . Таким образом. вы создаете мощную правовую позицию.
Прием и порядок оплаты работ
1. В оговоренные Контрактом сроки обязательно уведомить Заказчика о дате окончания работ или этапа работ строго в соответствии с условиями контракта.
● Оригиналы документов отправляются нарочно или Почтой России с отметкой о получении Заказчиком
● Письма и документы отправленные по E-mail нужно сохранять (желательно делать скриншоты отправленного письма)
2. Фиксируйте передачу Заказчику всех закрывающих документов и документов на оплату.
3. Контролируйте сроки подписания закрывающих документов. И если сроки нарушаются, общайтесь с заказчиком. Важно: Все принятия и непринятия закрывающих актов -только в письменной форме! Устное «принято» в суде не докажешь
4. В случае отказа в приемке работ — продумайте рычаги воздействия на госзаказчика (исправление недостатков, претензионная работа и так далее). Отказ в приеме работ оформляется в письменном виде и должен быть мотивированным, При Отказе учитывается соблюдение сроков принятия актов Заказчиком, предусмотренных Контрактом.
5. В случае приемки работ отслеживать сроки оплаты. Желательно напомнить об оплате заранее. Как видим, юридическое сопровождение госконтрактов — дело хлопотное, требующее опыта, знаний, времени, сноровки.
Мы имеем большой опыт участия в торгах и реализации контракта выполняем сопровождение государственных контрактов под ключ.
Обращайтесь! Юрист по госзакупкам